Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 4 octobre 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment 9381961 Canada Inc., faisant affaire sous le nom de Officestock (« nous »), recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web, notre configurateur et notre assistant de clavardage, visitez nos établissements ou achetez chez nous. Nous sommes un fournisseur de mobilier commercial, et la plupart des renseignements que nous traitons sont des coordonnées d'affaires et des renseignements transactionnels concernant le personnel de nos clients. Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, lorsqu'elles s'appliquent, les lois provinciales sur la protection des renseignements personnels, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

1. Responsable

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique et traite les questions, les demandes d'accès et de rectification, les plaintes et les incidents de confidentialité. Vous pouvez joindre ce responsable :

par courriel : headoffice@officestock.com (objet : « Responsable de la protection des renseignements personnels »); ou
par la poste : Responsable de la protection des renseignements personnels, 9381961 Canada Inc., 80 Rolark Dr, Scarborough, ON M1R 4G2, Canada.

2. Renseignements recueillis

Identité et coordonnées : nom, entreprise, titre de poste, courriel, téléphone, adresses de facturation, de livraison et de ramassage, et destinataires autorisés.
Commandes et comptes : soumissions, commandes, factures, paiements et modalités de crédit, registres de livraison et de ramassage, retours, plaintes et réclamations au titre de la garantie, et renseignements de connexion au compte.
Paiement : type de mode de paiement, derniers chiffres de la carte et détails de la transaction. Les numéros de carte complets sont traités par nos processeurs de paiement et ne sont pas conservés par nous.
Vos conceptions et messages : configurations de produits, aménagements enregistrés, fichiers, photos et mesures que vous fournissez, conversations avec l'assistant de clavardage, entrées vocales que vous choisissez d'utiliser et vos messages.
Renseignements techniques : adresse IP, emplacement approximatif (utilisé pour déterminer votre région, vos prix et vos taxes), renseignements sur l'appareil et le navigateur, pages consultées, et témoins ou identifiants similaires.
Signalements de sécurité : renseignements sur les incidents, blessures ou dommages que vous nous signalez au sujet d'un produit.
Nos locaux : nos établissements utilisent la vidéosurveillance à des fins de sécurité.

Nous recueillons les renseignements directement auprès de vous, automatiquement lorsque vous utilisez notre site Web, et auprès des transporteurs, processeurs de paiement et références de crédit que vous autorisez. Notre site Web et nos produits s'adressent aux entreprises et aux adultes; nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants de moins de 14 ans.

3. Utilisation des renseignements

Préparer des soumissions, traiter et livrer les commandes, organiser le ramassage, facturer et percevoir les paiements, et gérer les comptes de crédit d'entreprise.
Offrir le service à la clientèle et traiter les plaintes, retours, réclamations au titre de la garantie et réclamations pour dommages.
Assurer la traçabilité des produits et communiquer avec vous au sujet de problèmes de sécurité et de rappels. Les avis de sécurité et de rappel sont envoyés même si vous vous êtes désabonné des communications marketing.
Exploiter, sécuriser et améliorer notre site Web, notre configurateur et notre assistant de clavardage, et prévenir la fraude et les abus.
Afficher les prix, les taxes et la disponibilité pour votre région.
Envoyer des messages marketing, uniquement avec consentement ou dans la mesure permise par la loi (voir la section 7).
Respecter nos obligations juridiques, fiscales, comptables, réglementaires et d'assurance, et établir ou défendre des droits en justice.

Nous n'utilisons les renseignements personnels qu'aux fins indiquées, ou à de nouvelles fins auxquelles vous consentez ou que la loi permet.

4. Consentement

En nous fournissant vos renseignements pour passer une commande ou faire une demande, vous consentez à leur utilisation à cette fin. Lorsque les renseignements sont sensibles ou que leur utilisation ne serait pas raisonnablement prévisible, nous demandons un consentement exprès. Si vous nous fournissez des renseignements concernant d'autres personnes (par exemple des collègues ou des destinataires autorisés), vous confirmez être autorisé à le faire. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles; nous pourrions alors être incapables de fournir certains produits ou services.

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne les communiquons qu'au besoin :

à des fournisseurs de services agissant pour notre compte : processeurs de paiement, transporteurs et partenaires de livraison, hébergement et stockage infonuagiques, services de courriel et de communication, protection contre les robots et la fraude, et fournisseurs de services d'intelligence artificielle qui alimentent notre assistant de clavardage et nos fonctions de recherche et vocales;
aux fabricants et fournisseurs, lorsque nécessaire pour exécuter, entretenir ou rappeler un produit;
aux conseillers professionnels, assureurs et agences de recouvrement, lorsque raisonnablement nécessaire;
aux autorités, y compris Santé Canada pour les incidents liés à la sécurité des produits, lorsque la loi l'exige ou le permet;
à un acquéreur ou successeur dans le cadre d'une transaction commerciale, sous réserve de confidentialité.

Nos fournisseurs de services doivent protéger les renseignements et ne les utiliser que pour nous fournir leurs services.

6. Conservation à l'extérieur de votre province ou du Canada

Certains de nos fournisseurs de services conservent ou traitent des renseignements à l'extérieur de votre province et du Canada, notamment aux États-Unis. Les renseignements traités dans un autre territoire sont assujettis aux lois de ce territoire et peuvent être accessibles à ses autorités. Avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieront d'une protection adéquate, comme l'exige la loi québécoise.

7. Messages marketing

Nous n'envoyons des messages électroniques commerciaux qu'avec consentement ou dans la mesure permise par la Loi canadienne anti-pourriel. Chaque message marketing nous identifie et comprend un lien de désabonnement, et nous donnons suite aux demandes de désabonnement dans un délai de 10 jours ouvrables. Les messages relatifs aux commandes, au service, à la sécurité et aux rappels ne sont pas des messages marketing.

8. Témoins et technologies similaires

Essentiels : ils maintiennent votre connexion, conservent votre panier, mémorisent votre région, votre langue et vos paramètres, et protègent le site contre les robots et la fraude. Le site ne peut fonctionner correctement sans eux.
Analyse et publicité : lorsque nous les utilisons, nous le faisons uniquement avec consentement lorsque la loi l'exige. Les technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer votre profilage sont désactivées par défaut pour les résidents du Québec jusqu'à ce que vous y consentiez.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur; certaines parties du site pourraient alors ne pas fonctionner.

9. Assistant de clavardage et outils automatisés

Notre assistant de clavardage et nos fonctions de recherche et vocales utilisent des outils automatisés et d'intelligence artificielle pour répondre aux questions et suggérer des produits. Ne communiquez pas de renseignements personnels sensibles dans le clavardage. Les réponses sont des renseignements généraux et ne nous engagent pas (voir nos Conditions générales de vente). Nous ne prenons pas, à votre sujet, de décisions produisant des effets juridiques fondées exclusivement sur un traitement automatisé; si cela devait arriver, nous vous en informerions et vous pourriez demander une révision par une personne.

10. Durée de conservation

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins indiquées et au respect des exigences légales. Les registres de commandes, de factures et de taxes sont généralement conservés au moins sept ans. Les registres de commandes et de ventes nécessaires à la traçabilité des produits, ainsi que les registres de plaintes et de rappels, sont conservés au moins dix ans afin que nous puissions joindre les clients touchés par un problème de sécurité. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons.

11. Protection des renseignements

Nous appliquons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement en transit, un accès limité au personnel qui en a besoin et un traitement sécurisé des paiements. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est entièrement sûre.

12. Incidents de confidentialité

Si une atteinte aux mesures de sécurité visant vos renseignements présente un risque réel de préjudice grave, nous en aviserons le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (et, le cas échéant, la Commission d'accès à l'information du Québec), ainsi que vous-même, comme l'exige la loi, et nous tenons un registre de chaque incident.

13. Vos droits

Vous pouvez demander d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de les faire rectifier s'ils sont inexacts ou incomplets, et de retirer votre consentement. Lorsque la loi le prévoit, vous pouvez aussi demander de les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire désindexer ou supprimer. Transmettez votre demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels (section 1). Nous répondons dans un délai de 30 jours, ou vous informons si nous avons besoin de plus de temps, comme la loi le permet. Nous pourrions devoir vérifier votre identité. Si nous refusons une demande, nous vous en expliquerons les motifs, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

14. Plaintes

Veuillez d'abord communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, à la Commission d'accès à l'information du Québec.

15. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date en haut de la page indique la version en vigueur. Les modifications importantes sont publiées sur cette page avant leur entrée en vigueur.